Join the KBS Team!
Subcontractor Compliance Coordinator
- San Diego, CA
- 3100
- Full Time
- Entry Level
About KBS
Kellermeyer Bergensons Services (KBS) is the largest privately held provider of facility services in North America, servicing over 2 billion square feet of space daily. We help industry leaders across a wide range of key verticals—including retail, industrial and logistics, healthcare, education, manufacturing, and more—maintain clean, efficient and welcoming spaces that support their operations. As we continue to grow, we’re looking for team members who are dedicated, reliable, and ready to contribute to a culture built on respect, opportunity, and pride in service.
Salary $17.00/hour
This is a 100% remote role- candidate can live anywhere in the United States
Position Summary
Initiates, maintains and tracks established vendors annual questionnaires. Distributes and tracks contract
amendments. Conducts ongoing audits to support compliance with criminal background checks. Utilizes
analysis skills and attention to detail to ensure ongoing vendor compliance.
Duties and Responsibilities
• Coordinate annual vendor audit questionnaire process and ensure vendor compliance
• Send out annual audit questionnaires each month to a selected number of vendors
• Carefully review returned completed questionnaires and ensures that responses are compliant
with the company contract agreements
• Update ERP system with acceptable, annual audit questionnaires, and file printed copies in
vendors’ contract folders
• Call and send emails to vendors that fail to submit the annual audit questionnaires by the given
deadlines
• Sends out certification of compliance letters to vendors, and updates ERP system accordingly
• Sends out contract amendments to vendors Initiates requests to terminate vendors that fail to
complete the annual audit questionnaires or that reveal noncompliance with the vendor
agreement with internal KBS teams, such as field operations and customer service
• Works on miscellaneous projects and generates ad-hoc reports
Requirements
- 1-2 years of administrative/office experience
- Experience working with customers/clients via email and phone
- Able to consistently follow process and direction
- Written and oral communication skills
- Strict attention to detail and factual documentation
- •Experience with Microsoft Office (e.g. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, with an emphasis on Excel VLOOKUP, Pivot Tables, Graphs, etc.)
Education:
• High School Diploma or GED; Bachelor’s Degree is a plus
What’s In It for You?
As a full-time KBS employee (30+ hours per week) you may qualify for benefits including medical, dental, vision, prescription drugs, and more!
- Paid Time Off
- Paid Holidays
- Sick Time
- Life Insurance
- Short Term Disability - Employer paid
- Long Term Disability
- Supplemental Health Insurance (E.G., Accident)
- 401k plan with a match or Non-qualified Deferred Compensation Plan
- Pet Insurance
- Perkspot Discount Program – discounts on travel, gyms, cell phones, restaurants, auto, apparel & electronics
KBS considers all applicants for employment without regard to race, color, religion, gender, sexual orientation, national origin, age, disability, gender identity, and expression, marital or military status, or based on an individual's status in any group or class protected by applicable federal, state, or local law. KBS also provides reasonable accommodations to qualified individuals with disabilities in accordance with the Americans with Disabilities Act and applicable state and local law.
Coordinador de Cumplimiento de Subcontratistas
- San Diego, CA
- 3100
- Full Time
- Entry Level
Acerca de KBS
Kellermeyer Bergensons Services (KBS) es el mayor proveedor privado de servicios de instalaciones en Norteamérica, con más de 180 millones de metros cuadrados de espacio al día. Ayudamos a líderes de la industria en una amplia gama de sectores clave, como el comercio minorista, la industria y la logística, la salud, la educación, la manufactura y más, a mantener espacios limpios, eficientes y acogedores que favorezcan sus operaciones. A medida que continuamos creciendo, buscamos personas dedicadas, confiables y dispuestas a contribuir a una cultura basada en el respeto, la oportunidad y el orgullo por el servicio.
Salario $17.00/hora
Este es un puesto 100% remoto: el candidato puede vivir en cualquier lugar de los Estados Unidos.
Resumen del puesto
Inicia, mantiene y realiza el seguimiento de los cuestionarios anuales de los proveedores establecidos. Distribuye y realiza el seguimiento de los contratos.
enmiendas. Realiza auditorías continuas para respaldar el cumplimiento de las verificaciones de antecedentes penales. Utiliza
Habilidades de análisis y atención a los detalles para garantizar el cumplimiento continuo del proveedor.
Deberes y responsabilidades
• Coordinar el proceso anual de cuestionario de auditoría de proveedores y garantizar el cumplimiento de los proveedores
• Enviar cuestionarios de auditoría anuales cada mes a un número seleccionado de proveedores
• Revisar cuidadosamente los cuestionarios devueltos y completados y asegurarse de que las respuestas cumplan con los requisitos
con los acuerdos contractuales de la empresa
• Actualizar el sistema ERP con cuestionarios de auditoría anuales aceptables y archivar copias impresas en
carpetas de contratos de proveedores
• Llamar y enviar correos electrónicos a los proveedores que no presenten los cuestionarios de auditoría anual en la fecha indicada.
plazos
• Envía cartas de certificación de cumplimiento a los proveedores y actualiza el sistema ERP en consecuencia.
• Envía modificaciones de contratos a los proveedores. Inicia solicitudes para rescindir contratos con proveedores que no cumplen con los requisitos.
completar los cuestionarios de auditoría anual o que revelen incumplimientos con el proveedor
acuerdo con equipos internos de KBS, como operaciones de campo y servicio al cliente
• Trabaja en proyectos diversos y genera informes ad hoc.
Requisitos
- 1-2 años de experiencia administrativa/de oficina
- Experiencia trabajando con clientes por correo electrónico y teléfono.
- Capaz de seguir constantemente el proceso y la dirección
- Habilidades de comunicación escrita y oral
- Atención estricta a los detalles y documentación fáctica
- • Experiencia con Microsoft Office (por ejemplo, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, con énfasis en Excel VLOOKUP, tablas dinámicas, gráficos, etc.)
Educación:
• Diploma de escuela secundaria o GED; una licenciatura es una ventaja
¿Qué hay en esto para usted?
Como empleado de KBS a tiempo completo (más de 30 horas por semana), puede calificar para recibir beneficios que incluyen cobertura médica, dental, de la vista, de medicamentos recetados y más.
- Tiempo libre remunerado
- Vacaciones pagadas
- Tiempo de enfermedad
- Seguro de vida
- Incapacidad a corto plazo - Pagada por el empleador
- Incapacidad a largo plazo
- Seguro médico complementario (por ejemplo, accidentes)
- Plan 401k con aportación equivalente o Plan de Compensación Diferida No Calificado
- Seguro para mascotas
- Programa de descuentos Perkspot: descuentos en viajes, gimnasios, teléfonos celulares, restaurantes, automóviles, ropa y productos electrónicos.
KBS considera a todos los solicitantes de empleo sin importar su raza, color, religión, género, orientación sexual, origen nacional, edad, discapacidad, identidad y expresión de género, estado civil o militar, ni su pertenencia a cualquier grupo o clase protegido por la legislación federal, estatal o local aplicable. KBS también ofrece adaptaciones razonables a personas con discapacidad que cumplan los requisitos, de conformidad con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y las leyes estatales y locales aplicables.