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Operations Support Specialist
- Romulus, MI
- LSS
- Full Time
- Entry Level
Job Title: Operations Support Specialist
Department: Field Operations – LSS
Location: Romulus, MI
FLSA Classification: Non-exempt
Reports to: Site Manager / Zone Manager
Work Shift: 8:00 am - 4:00 pm
Pay: $18 per hour
Position Summary
This position provides support to the on-site LSS Site Manager. Assists the Site Manager with
recruiting coordination, onboarding, site access badging, and related support that is necessary to
operate the site. The Operations Support Specialist may be required to work some nights,
weekends, and/or holidays to ensure sufficient staffing and smooth operation of the facility.
Essential Duties and Responsibilities
Responsibilities may include but are not limited to:
• Coordinate recruiting for the designated site to include communication with the KBS Recruiting Team
• Assist with local job fairs and recruitment events
• Place ads for staffing
• Assist the Site Manager with onboarding of new employees
• Maintenance of training and Site Manager’s employee files
• Assist with uniform ordering and disbursement
• Assist with overall building access for the team and building keys
• Assist Site Manager with document creation and printing
• Assist Site Manager with schedule adherence for reporting and task deadlines
• Champion employee scheduling model
• Assist Site Manager with maintaining compliance with all company policies and procedures
• Provide the Site Manager with regular reporting on staffing deficiencies and recruitment needs
• Work with client to provide all necessary information for site access badging, possibly including the use of client systems where required
• Work with approved staffing vendors where applicable to ensure seamless site recruitment and staffing
• Uphold all company business ethics requirements
Additional Duties and Responsibilities
Other tasks and projects deemed reasonable and reasonably requested by the Site Manager and/or customer
Knowledge
• Knowledge of Microsoft Office, including Word, Excel, and PowerPoint
Skills
• Bilingual in English and Spanish
• Navigation and data entry into a tablet-based application
• Ability to multitask
• Ability to appropriately prioritize
• Ability to read and interpret documents such as safety rules, operating and maintenance instructions, and procedure manuals
• Ability to write routine reports and correspondence
• Ability to speak effectively before groups of customers or employees of the organization
Competencies
• Relationship management
• Common Sense
• Demonstrates integrity
Education
• High school diploma or equivalent
Experience
• Minimum 2 years of experience in administrative support
Schedule:
The working conditions and physical environments described here are representative of those an employee encounters while performing the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
Physical requirements:
• Regularly required to walk several miles each day and stand for significant parts of the day
• Regularly required to sit; use hands to finger, handle, or feel and talk or hear, reach with hands and arms
• Occasionally required climb or balance; stoop, kneel, crouch, or crawl and taste or smell
• Specific vision abilities required by this job include close vision, distance vision, color vision, peripheral vision, depth perception, and ability to adjust focus
Environment:
• Building and warehouse environment, which may include varying temperatures and moderate noise levels
• Site environment may have varying workstations and varying interactions with customers and staff
• Facilities are over a quarter-mile in length
• Working conditions may include small spaces, dust, fumes/odors, hot/cold temperatures, inside/outside noise, vibration, standing on concrete for long hours, and wet or uneven surfaces
Travel: <5%
Especialista en soporte de operaciones
- Romulus, MI
- LSS
- Full Time
- Entry Level
Título profesional: Especialista en soporte de operaciones
Departamento: Operaciones de Campo – LSS
Ubicación: Romulus, MI
Clasificación FLSA: No exento
Reporta a: Gerente de Sitio / Gerente de Zona
Turno de Trabajo: 8:00 am - 4:00 pm
Paga: $18 por hora
Resumen de posición
Este puesto brinda apoyo al administrador del sitio de LSS en el sitio. Ayuda al administrador del sitio con
coordinación de reclutamiento, incorporación, credenciales de acceso al sitio y apoyo relacionado que sea necesario para
operar el sitio. Es posible que se requiera que el especialista en soporte de operaciones trabaje algunas noches,
fines de semana y/o días festivos para garantizar la dotación de personal suficiente y el buen funcionamiento de las instalaciones.
Obligaciones y responsabilidades esenciales
Las responsabilidades pueden incluir, entre otras:
• Coordinar el reclutamiento para el sitio designado para incluir la comunicación con el equipo de reclutamiento de KBS.
• Ayudar con ferias de empleo locales y eventos de contratación.
• Colocar anuncios para la contratación de personal.
• Ayudar al administrador del sitio con la incorporación de nuevos empleados.
• Mantenimiento de los archivos de capacitación y de los empleados del Site Manager.
• Ayudar con el pedido y el desembolso de uniformes.
• Ayudar con el acceso general al edificio para el equipo y las llaves del edificio.
• Ayudar al administrador del sitio con la creación e impresión de documentos.
• Ayudar al administrador del sitio a cumplir con el cronograma de informes y plazos de las tareas.
• Promocionar el modelo de programación de empleados
• Ayudar al administrador del sitio a mantener el cumplimiento de todas las políticas y procedimientos de la empresa.
• Proporcionar al administrador del sitio informes periódicos sobre las deficiencias de personal y las necesidades de contratación.
• Trabajar con el cliente para proporcionar toda la información necesaria para la identificación del acceso al sitio, posiblemente incluyendo el uso de los sistemas del cliente cuando sea necesario.
• Trabajar con proveedores de personal aprobados cuando corresponda para garantizar una contratación y dotación de personal fluidas en el sitio
• Cumplir con todos los requisitos de ética empresarial de la empresa.
Deberes y responsabilidades adicionales
Otras tareas y proyectos que se consideren razonables y solicitados razonablemente por el administrador del sitio y/o el cliente
Conocimiento
• Conocimiento de Microsoft Office, incluidos Word, Excel y PowerPoint.
Habilidades
• Bilingue en ingles y español
• Navegación e ingreso de datos en una aplicación basada en tableta
• Habilidad de hacer muchas cosas a la vez
• Capacidad para priorizar adecuadamente
• Capacidad para leer e interpretar documentos como reglas de seguridad, instrucciones de operación y mantenimiento y manuales de procedimientos.
• Capacidad para redactar informes y correspondencia de rutina.
• Capacidad para hablar eficazmente ante grupos de clientes o empleados de la organización.
Competencias
• Gestión de relaciones
• Sentido común
• Demuestra integridad
Educación
• Diploma de escuela secundaria o su equivalente
Experiencia
• Mínimo 2 años de experiencia en soporte administrativo.
Cronograma:
Las condiciones de trabajo y los entornos físicos descritos aquí son representativos de los que encuentra un empleado mientras realiza las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.
Requerimientos físicos:
• Se requiere caminar regularmente varios kilómetros cada día y permanecer de pie durante gran parte del día.
• Se le exige sentarse con regularidad; usar las manos para tocar, manipular, sentir y hablar o escuchar, alcanzar con las manos y los brazos
• Ocasionalmente es necesario trepar o mantener el equilibrio; agacharse, arrodillarse, agacharse o gatear y saborear u oler
• Las habilidades de visión específicas requeridas para este trabajo incluyen visión de cerca, visión de lejos, visión de colores, visión periférica, percepción de profundidad y capacidad para ajustar el enfoque.
Ambiente:
• Entorno del edificio y del almacén, que puede incluir temperaturas variables y niveles de ruido moderados.
• El entorno del sitio puede tener diferentes estaciones de trabajo y diferentes interacciones con los clientes y el personal.
• Las instalaciones tienen más de un cuarto de milla de largo
• Las condiciones de trabajo pueden incluir espacios pequeños, polvo, humos/olores, temperaturas frías/calientes, ruido interior/exterior, vibración, estar parado sobre concreto durante largas horas y superficies húmedas o irregulares.
Viajar: <5%