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Subcontractor Compliance Clerk

Oceanside, CA
Full Time
Entry Level

JOB DESCRIPTION IDENTIFICATION

Job Title: Subcontractor Compliance Clerk

Department: Subcontractor Compliance Department

FLSA Classification: Non-exempt

Reports To: Subcontractor Investigation Specialist

Status: Full-time

Pay: $16.50 Per Hour

OVERVIEW OF JOB

The Subcontractor Compliance Clerk position requires exceptional interpersonal abilities, organization, and attention to detail. The position’s primary objectives are to ensure that vendors complete and return their annual review questionnaires and other compliance related documents. This role will utilize document analysis skills to assess vendors’ review responses in accordance with KBS’ requirements.

ESSENTIAL JOB FUNCTIONS

  • Emails annual audit questionnaires each month to a selected number of vendors
  • Follows up with vendors via email and phone to remind them of deadlines
  • Carefully reviews completed annual questionnaires and other compliance documents received from vendors, and ensures that responses are acceptable to KBS and compliance with the contract is being met
  • Updates CRM system with dates the documents were received as acceptable and ensures electronic copies are saved and attached to the vendors’ record in the CRM
  • Updates CRM system with notes to document the efforts taken with each vendor record
  • Initiates requests to terminate vendors that fail to complete the annual audit questionnaires or that reveal noncompliance with the vendor agreement with internal KBS teams, such as field operations and customer service
  • Updates CRM system with vendor compliance status
  • Sends out certification of compliance letters or other miscellaneous contract related documents to vendors, and updates CRM system to track completion of documents accordingly
  • Works on miscellaneous projects and generates ad-hoc reports
  • Able to carry out the essential functions of this job (with or without reasonable accommodation) without posing specific, current risk of substantial harm to health and safety of self and others
  • Performs other related duties as required and assigned

QUALIFICATIONS

  • Experience with contracts, insurance, legal, payroll, or human resources is preferred but not required
  • Facilities Maintenance industry experience is a plus
  • Demonstrates effective leadership, management, and critical thinking skills
  • Demonstrates excellent interpersonal, listening, and conflict management skills
  • Possesses adaptability, resourcefulness, ability to navigate varying requests, and stress tolerance
  • Has excellent communication skills, both oral and written
  • Possesses strong mathematical skills, ability to analyze and disseminate data, and create reports
  • Ability to analyze problems and implement effective solutions
  • Superior attention to detail, data entry accuracy, and editing skills
  • Demonstrates superior time management skills, including sensitivity to urgent matters
  • Demonstrates honesty and integrity at all times
  • Ability to follow appropriate safety guidelines
  • Demonstrates ability to be flexible, prioritize tasks and responsibilities and complete duties and projects within allotted time
  • Able to respond to change productively and to handle additional tasks and projects as assigned
  • Through actions and example, ensures that KBS values are fully incorporated into company customer and vendor interactions

EXPERIENCE REQUIRED

  • Knowledge of customer service principles and practices
  • Proficient in Excel
  • 1-2 years’ experience and knowledge of administrative procedures

EDUCATION

  • High School Diploma, General Education Degree, or equivalent; Bachelor’s Degree is a plus
  • Demonstrated keyboarding skills of at least 40wpm

LANGUAGE SKILLS

  • Bilingual English/Spanish preferred
  • Must be able to read and interpret documents, such as letters, email communication, contracts, instructions and procedure manuals in oral, written or diagram form
  • Must be able to write detailed and summary reports

COMPUTER SKILLS

  • To perform this job successfully, an individual should have knowledge of Microsoft Office programs to include, but not limited to Word, Excel, PowerPoint and Outlook, with an emphasis on Excel (VLOOKUP, Pivot Tables, Graphs, etc.).

Auxiliar de cumplimiento de subcontratistas

Oceanside, CA
Full Time
Nivel Básico

IDENTIFICACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

Cargo: Auxiliar de cumplimiento de subcontratistas

Departamento: Departamento de Cumplimiento de Subcontratistas

Clasificación FLSA: No exento

Reporta a: Especialista en investigación de subcontratistas

Estado: tiempo completo

Pago: $ 16.50 por hora

RESUMEN DEL TRABAJO

El puesto de Subcontratista de cumplimiento requiere habilidades interpersonales excepcionales, organización y atención a los detalles. Los objetivos principales del puesto son garantizar que los proveedores completen y devuelvan sus cuestionarios de revisión anual y otros documentos relacionados con el cumplimiento. Esta función utilizará las habilidades de análisis de documentos para evaluar las respuestas de revisión de los proveedores de acuerdo con los requisitos de KBS.

FUNCIONES ESENCIALES DEL TRABAJO

  • Envía por correo electrónico cuestionarios de auditoría anuales cada mes a un número seleccionado de proveedores
  • Realiza un seguimiento con los proveedores por correo electrónico y teléfono para recordarles los plazos
  • Revisa cuidadosamente los cuestionarios anuales completados y otros documentos de cumplimiento recibidos de los proveedores, y asegura que las respuestas sean aceptables para KBS y que se cumpla con el contrato.
  • Actualiza el sistema CRM con las fechas en que se recibieron los documentos como aceptables y garantiza que las copias electrónicas se guarden y se adjunten al registro de los proveedores en el CRM.
  • Actualiza el sistema CRM con notas para documentar los esfuerzos realizados con cada registro de proveedor.
  • Inicia solicitudes para despedir a los proveedores que no completan los cuestionarios de auditoría anual o que revelan el incumplimiento del acuerdo del proveedor con los equipos internos de KBS, como operaciones de campo y servicio al cliente.
  • Actualiza el sistema CRM con el estado de cumplimiento del proveedor
  • Envía certificación de cartas de cumplimiento u otros documentos relacionados con contratos diversos a los proveedores y actualiza el sistema CRM para realizar un seguimiento de la finalización de los documentos en consecuencia.
  • Trabaja en proyectos diversos y genera informes ad-hoc
  • Capaz de llevar a cabo las funciones esenciales de este trabajo (con o sin ajustes razonables) sin presentar un riesgo específico y actual de daño sustancial a la salud y seguridad de sí mismo y de los demás.
  • Realiza otras tareas relacionadas según sea necesario y asignado

CALIFICACIONES

  • Se prefiere experiencia con contratos, seguros, legal, nómina o recursos humanos, pero no se requiere
  • La experiencia en la industria del mantenimiento de instalaciones es una ventaja
  • Demuestra habilidades efectivas de liderazgo, gestión y pensamiento crítico.
  • Demuestra excelentes habilidades interpersonales, de escucha y de manejo de conflictos.
  • Posee adaptabilidad, ingenio, capacidad para navegar por diferentes solicitudes y tolerancia al estrés.
  • Tiene excelentes habilidades de comunicación, tanto oral como escrita.
  • Posee sólidas habilidades matemáticas, capacidad para analizar y difundir datos y crear informes.
  • Capacidad para analizar problemas e implementar soluciones efectivas.
  • Atención superior a los detalles, precisión de entrada de datos y habilidades de edición
  • Demuestra habilidades superiores de gestión del tiempo, incluida la sensibilidad a asuntos urgentes.
  • Demuestra honestidad e integridad en todo momento.
  • Capacidad para seguir las pautas de seguridad adecuadas.
  • Demuestra capacidad para ser flexible, priorizar tareas y responsabilidades y completar deberes y proyectos dentro del tiempo asignado.
  • Capaz de responder al cambio de manera productiva y de manejar tareas y proyectos adicionales según lo asignado
  • Mediante acciones y ejemplos, garantiza que los valores de KBS se incorporen por completo en las interacciones de la empresa con el cliente y el proveedor.

EXPERIENCIA REQUERIDA

  • Conocimiento de los principios y prácticas de servicio al cliente.
  • Competente en Excel
  • 1-2 años de experiencia y conocimiento de procedimientos administrativos.

EDUCACIÓN

  • Diploma de escuela secundaria, título de educación general o equivalente; La licenciatura es una ventaja
  • Habilidades demostradas en el teclado de al menos 40 palabras por minuto.

HABILIDADES LINGÜÍSTICAS

  • Preferiblemente bilingüe inglés / español
  • Debe poder leer e interpretar documentos, como cartas, comunicaciones por correo electrónico, contratos, instrucciones y manuales de procedimientos en forma oral, escrita o en forma de diagrama.
  • Debe poder redactar informes detallados y resumidos

HABILIDADES COMPUTACIONALES

  • Para realizar este trabajo con éxito, una persona debe tener conocimiento de los programas de Microsoft Office para incluir, entre otros, Word, Excel, PowerPoint y Outlook, con énfasis en Excel (BUSCARV, tablas dinámicas, gráficos, etc.).