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Sourcing Specialist - Landscaping / Vendor Services

Boston, MA
Exterior
Full Time
Experienced

Position Summary

The Sourcing Specialist is a key member of the exterior services vendor sourcing team and is responsible for the hiring and on-boarding of service partners to perform landscape maintenance, snow removal, lot sweeping and other contracted services. In this role you will identify, pre-qualify and establish relationships with qualified service providers in different markets. You will be responsible to negotiate contracts, manage profitability of deals, and initiate services on time for client contracted accounts.

Essential Duties and Responsibilities

Job responsibilities include but are not limited to:

  • Continuously works to identify and qualify new service partners in assigned markets and service lines. Establishes and maintains working relationships with service partners.
  • Negotiates pricing with service partners for contracted services while maintaining expected margins.
  • Ensures timely, smooth start up and initial service on new client accounts.
  • Works with Account Coordinators and Operations Supervisors to replace underperforming service partners.
  • Obtains pricing from service partners during RFP process.
  • Ensures through the on-boarding process that new service partners meet all compliance requirements prior to initiating service.
  • Works with operations teams when applicable to start up services.
  • Deciphers and communicates Statement of Work (SOW) variations and requirements to subcontractors.
  • Communicates with service partners and contract compliance to ensure we have all the correct documentation.
  • Ensures service partner training on the KBS Presence Software Application.
  • Adjusts work schedule during snow season or high peak periods when necessary.
  • Assists Manager with special projects, reporting, team over site and manage daily workflows.
  • Helps coordinate and communicate with Regional Teams daily to assure a smooth service partner transition to operations.
  • Tracks and records onboarded service partners.
  • Maintains accurate records on service partner responses, pricing, capabilities, past performance, etc.
  • Works closely with contract compliance team to ensure service partners meet standards for compliance.
  • Assists Strategic Accounts and Sales team in pricing activities.
  • Maintains a consultative relationship with cross-functional business functions

Additional Duties and Responsibilities

Other duties as required by management.

Knowledge, Skills and Competencies

Knowledge:

  • Landscape and Snow industry
  • Customer relations and retention
  • Vendor management
  • General contract and compliance management
  • Management communication
  • MS Office Suite. Including expert proficiency in Excel

Skills:

  • Verbal and written communication
  • Conflict management skills
  • Ability to navigate varying requests
  • Ability to analyze and disseminate data through reports
  • Attention to detail
  • Priority setting
  • Coaching and team collaboration

Strategic planning Competencies:

  • Listening
  • Adaptability
  • Multitasker with strong sense of accuracy and urgency
  • Honesty and integrity

Educational Qualifications/Job Experience Requirements

  • Prior management and leadership in the landscaping and snow removal industry a plus
  • High school or GED required; Associates’ or Bachelors’ degree in business is preferred

Working Conditions/Physical Requirements Schedule:

  • Fulltime: Regular workweek schedule (M-F)
  • During inclement weather additional work scheduling may be required, including weekends and holidays

The working conditions and physical environments described here are representative of those an employee encounters while performing the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

Physical requirements:

  • Requires eye-hand coordination and manual dexterity sufficient to frequently operate a keyboard, telephone, copier, calculator and other office equipment
  • Requires prolonged sitting. May require some bending, stooping, twisting, and/or stretching from seated or standing positions
  • Requires normal range of hearing and eyesight to record, prepare and communicate appropriate information via telephone or computer
  • Requires moderate to intense concentration due to complexity and/or need to meet deadlines, and flexibility to readily adapt to a changing environment
  • Must be able to lift 10 lbs. or more

Environment:

  • General office
  • Site environment may have varying workstations and varying interactions with customers and staff
  • Working conditions may include small spaces, dust, fumes/odors, hot/cold temperatures, inside/outside noise

Travel:

  • Occasional travel may be required (but not generally part of daily responsibilities)

Especialista en abastecimiento - Paisajismo / Servicios de proveedores

Boston, MA
Exterior
Full Time
Experienced

Resumen de posición

El especialista en abastecimiento es un miembro clave del equipo de abastecimiento de proveedores de servicios exteriores y es responsable de la contratación y la incorporación de socios de servicio para realizar el mantenimiento del paisaje, la remoción de nieve, el barrido de lotes y otros servicios contratados. En este rol, identificará, precalificará y establecerá relaciones con proveedores de servicios calificados en diferentes mercados. Será responsable de negociar contratos, administrar la rentabilidad de los acuerdos e iniciar los servicios a tiempo para las cuentas contratadas por los clientes.

Obligaciones y responsabilidades esenciales

Las responsabilidades del trabajo incluyen pero no se limitan a:

  • Trabaja continuamente para identificar y calificar nuevos socios de servicio en los mercados y líneas de servicio asignados. Establece y mantiene relaciones de trabajo con socios de servicio.
  • Negocia los precios con los socios de servicio para los servicios contratados mientras mantiene los márgenes esperados.
  • Garantiza una puesta en marcha y un servicio inicial oportunos y sin problemas en las cuentas de nuevos clientes.
  • Trabaja con los coordinadores de cuentas y los supervisores de operaciones para reemplazar a los socios de servicio de bajo rendimiento.
  • Obtiene los precios de los socios de servicio durante el proceso de RFP.
  • Garantiza a través del proceso de incorporación que los nuevos socios de servicio cumplan con todos los requisitos de cumplimiento antes de iniciar el servicio.
  • Trabaja con equipos de operaciones cuando corresponde para iniciar servicios.
  • Descifra y comunica las variaciones y los requisitos de la Declaración de trabajo (SOW) a los subcontratistas.
  • Se comunica con los socios de servicio y el cumplimiento del contrato para garantizar que tengamos toda la documentación correcta.
  • Garantiza la capacitación de los socios de servicio en la aplicación de software KBS Presence.
  • Ajusta el horario de trabajo durante la temporada de nieve o los períodos pico cuando es necesario.
  • Asiste al Gerente con proyectos especiales, informes, equipos en el sitio y administra los flujos de trabajo diarios.
  • Ayuda a coordinar y comunicarse con los equipos regionales diariamente para garantizar una transición fluida del socio de servicio a las operaciones.
  • Realiza un seguimiento y registra a los socios de servicio incorporados.
  • Mantiene registros precisos sobre las respuestas de los socios de servicio, los precios, las capacidades, el rendimiento anterior, etc.
  • Trabaja en estrecha colaboración con el equipo de cumplimiento de contratos para garantizar que los socios de servicio cumplan con los estándares de cumplimiento.
  • Ayuda al equipo de Ventas y Cuentas Estratégicas en las actividades de fijación de precios.
  • Mantiene una relación consultiva con las funciones comerciales multifuncionales.

Deberes y responsabilidades adicionales

Otras funciones que requiera la gerencia.

Conocimientos, Habilidades y Competencias

Conocimiento:

  • Industria del paisaje y la nieve
  • Relaciones y retención de clientes
  • Gestión de proveedores
  • Gestión general de contratos y cumplimiento
  • Comunicación gerencial
  • Paquete MS Office. Incluyendo competencia experta en Excel

Habilidades:

  • Comunicación verbal y escrita
  • Habilidades de manejo de conflictos
  • Capacidad para navegar por diversas solicitudes
  • Capacidad para analizar y difundir datos a través de informes.
  • Atención a los detalles
  • Establecimiento de prioridades
  • Coaching y colaboración en equipo.

Competencias de planificación estratégica:

  • Escuchando
  • Adaptabilidad
  • Multitarea con un fuerte sentido de precisión y urgencia.
  • Honestidad e integridad

Requisitos de calificaciones educativas/experiencia laboral

  • Gestión previa y liderazgo en la industria de paisajismo y remoción de nieve una ventaja
  • Se requiere escuela secundaria o GED; Se prefiere un título de asociado o licenciatura en negocios

Horario de condiciones de trabajo/requisitos físicos:

  • Tiempo completo: horario de semana laboral regular (MF)
  • Durante las inclemencias del tiempo, es posible que se requiera una programación de trabajo adicional, incluidos los fines de semana y días festivos.

Las condiciones de trabajo y los entornos físicos que se describen aquí son representativos de aquellos con los que se encuentra un empleado mientras realiza las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

Requerimientos físicos:

  • Requiere coordinación ojo-mano y destreza manual suficiente para operar con frecuencia un teclado, teléfono, fotocopiadora, calculadora y otros equipos de oficina.
  • Requiere estar sentado por mucho tiempo. Puede requerir algo de flexión, agacharse, torcerse y/o estirarse desde posiciones sentadas o de pie
  • Requiere un rango normal de audición y vista para registrar, preparar y comunicar información adecuada por teléfono o computadora
  • Requiere concentración de moderada a intensa debido a la complejidad y/o necesidad de cumplir con los plazos, y flexibilidad para adaptarse fácilmente a un entorno cambiante
  • Debe ser capaz de levantar 10 libras. o más

Ambiente:

  • Oficina General
  • El entorno del sitio puede tener diferentes estaciones de trabajo e interacciones variables con los clientes y el personal
  • Las condiciones de trabajo pueden incluir espacios pequeños, polvo, humos/olores, temperaturas calientes/frías, ruido interior/exterior

Viajar:

  • Es posible que se requieran viajes ocasionales (pero generalmente no son parte de las responsabilidades diarias)