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Payroll Specialist
- Oceanside, CA
- Full Time
- Experienced
Job Title: Payroll Specialist
Department: Payroll
Location: Oceanside, CA-Hybrid
FLSA Classification: Non-Exempt
Reports to: Payroll Director
Status: Full-time
Compensation: $23-30 Per Hour
Position Summary
Supports all facets of payroll processing. Ensures payroll accuracy. Assists with employee payroll issues and related processing. Supports review and handling of claims. Performs special payroll transactions or audits.
Essential Duties and Responsibilities
Job responsibilities include but are not limited to:
- Manage employee payroll data for employee lifecycle for all hourly and salary employees
- Responsible for accuracy of payroll data for weekly and biweekly payroll processing
- Prepare and submit on demand payment requests for off cycle payroll processing daily
- Prepare and load employee supplemental pay data for weekly and biweekly payroll processing
- Audit payroll batch inputs for accuracy prior to payroll processing.
- Review direct deposit rejections and coordinate rejected payments to employees and update employee data with accurate banking information.
- Audit employee terminations to ensure all final data is collected and final wages are paid according to Federal/State and Local regulations
- Assist managers with payroll concerns regarding their direct reports
- Process and monitor garnishment orders
- Reconcile general ledger regarding payroll transactions
- Audit Timekeeping system for exceptions and coordinate with employees and managers on corrections and missing punch data.
- Respond to employee inquiries regarding payroll issues or concerns
- Assist in year-end payroll reconciliation and W2 processing
Knowledge, Skills and Competencies
Knowledge:
- General payroll software – Workday and ADP preferred
- Federal/State and Local payroll regulations and requirements
- Payroll processing and wage attachment
- General Ledger and Payroll Reconciliation
Skills:
- Excellent communication oral and written skills
- Ability to process basic functions and formulas into excel or other formats
- Excellent organization and mathematical skills
- Ability to learn and navigate software, ensuring accuracy of data entries
- Strong attention to detail; able to spot check potential issues
- Use of MS software: Microsoft Word, Excel, and Outlook and calculators
Competencies:
- Influencer
- Clear communicator; use of simple language to gain needed understanding
- Team coach
- Avid learner
- Adaptability
Educational Qualifications/Job Experience Requirements
Experience Required:
- 3+ years payroll experience preferred
Education:
- High school diploma/GED required (Bachelor's Degree in Accounting or related field preferred)
Working Conditions/Physical Requirements
Schedule:
- Regular weekly schedule; weekends or holidays as needed
The working conditions and physical environments described here are representative of those an employee encounters while performing the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
Physical requirements:
- Extended periods of work seated at a desk; repetitive hand motions; prolonged use of computer; occasionally lift and carry up to 25 lbs.
- Ability to speak clearly (use of voice)
- Vision requirements include close vision, distance vision, moderate peripheral vision, depth perception and ability to adjust focus
Environment:
- Office environment generally mild to moderate conditions including varying temperatures and noise levels conducive to a busy workplace and office equipment
- Lighting varies based on building requirements and may be adjusted within reason
- Time constraints and related pressures to complete work are high
Travel: None
especialista en salarios
- Oceanside, CA
- Full Time
- Experienced
Título del puesto: Especialista en nómina
Departamento: Nómina
Ubicación: Oceanside, CA-Hybrid
Clasificación FLSA: no exento
Reporta a: Director de Nómina
Estado: a tiempo completo
Compensación: $ 23-30 por hora
Resumen de posición
Admite todas las facetas del procesamiento de nóminas. Garantiza la precisión de la nómina. Ayuda con los problemas de nómina de empleados y el procesamiento relacionado. Apoya la revisión y el manejo de reclamos. Realiza transacciones especiales de nómina o auditorías.
Obligaciones y responsabilidades esenciales
Las responsabilidades del trabajo incluyen pero no se limitan a:
- Administre los datos de nómina de los empleados para el ciclo de vida del empleado para todos los empleados por hora y asalariados
- Responsable de la precisión de los datos de nómina para el procesamiento de nómina semanal y quincenal
- Prepare y envíe solicitudes de pago a pedido para el procesamiento de nómina fuera de ciclo diariamente
- Prepare y cargue los datos de pago complementarios de los empleados para el procesamiento de nómina semanal y quincenal
- Audite las entradas por lotes de la nómina para verificar su precisión antes del procesamiento de la nómina.
- Revise los rechazos de depósitos directos y coordine los pagos rechazados a los empleados y actualice los datos de los empleados con información bancaria precisa.
- Auditar los despidos de empleados para garantizar que se recopilen todos los datos finales y que los salarios finales se paguen de acuerdo con las reglamentaciones federales, estatales y locales.
- Ayudar a los gerentes con inquietudes de nómina con respecto a sus informes directos
- Procesar y monitorear órdenes de embargo
- Conciliar el libro mayor con respecto a las transacciones de nómina
- Auditar el sistema de cronometraje en busca de excepciones y coordinar con los empleados y gerentes las correcciones y los datos de registro faltantes.
- Responder a las consultas de los empleados sobre problemas o inquietudes de nómina
- Asistir en la conciliación de la nómina de fin de año y el procesamiento de W2
Conocimientos, Habilidades y Competencias
Conocimiento:
- Software de nómina general: se prefieren Workday y ADP
- Regulaciones y requisitos de nómina federales/estatales y locales
- Procesamiento de nómina y embargo de salario
- Conciliación del libro mayor y de la nómina
Habilidades:
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Capacidad para procesar funciones y fórmulas básicas en Excel u otros formatos
- Excelente organización y habilidades matemáticas.
- Capacidad para aprender y navegar por el software, lo que garantiza la precisión de las entradas de datos.
- Fuerte atención al detalle; capaz de detectar posibles problemas
- Uso de software MS: Microsoft Word, Excel y Outlook y calculadoras
Competencias:
- Hombre de influencia
- Comunicador claro; uso de un lenguaje sencillo para obtener la comprensión necesaria
- entrenador del equipo
- Aprendiz ávido
- Adaptabilidad
Requisitos de calificaciones educativas/experiencia laboral
Experiencia requerida:
- Se prefiere más de 3 años de experiencia en nómina
Educación:
- Diploma de escuela secundaria / GED requerido (Licenciatura en Contabilidad o campo relacionado preferido)
Condiciones de trabajo/Requisitos físicos
Cronograma:
- Horario semanal regular; fines de semana o vacaciones según sea necesario
Las condiciones de trabajo y los entornos físicos que se describen aquí son representativos de aquellos con los que se encuentra un empleado mientras realiza las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.
Requerimientos físicos:
- Períodos prolongados de trabajo sentado en un escritorio; movimientos repetitivos de las manos; uso prolongado de la computadora; ocasionalmente levante y transporte hasta 25 lbs.
- Habilidad para hablar claramente (uso de la voz)
- Los requisitos de visión incluyen visión cercana, visión lejana, visión periférica moderada, percepción de profundidad y capacidad para ajustar el enfoque.
Ambiente:
- Entorno de oficina en general, condiciones leves a moderadas que incluyen temperaturas variables y niveles de ruido propicios para un lugar de trabajo y equipo de oficina ocupados
- La iluminación varía según los requisitos del edificio y se puede ajustar dentro de lo razonable
- Las limitaciones de tiempo y las presiones relacionadas para completar el trabajo son altas
Viajar: Ninguno