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Payroll Specialist

Oceanside, CA
Full Time
Experienced

Job Title: Payroll Specialist

Department: Payroll

Location: Oceanside, California

FLSA Classification: Non-Exempt

Reports to: Director of Payroll

Status: Full-time

Position Summary

Responsible for processing Payroll transactions and facilitating timely payment for all company employees.

Essential Duties and Responsibilities

Job responsibilities include but are not limited to:

  • Provides customer service and support to Field and Corporate staff, via telephone, e-mail, and in-person interactions, always maintaining a high level of professionalism and empathy
  • Responds, researches, and resolves inquiries from employees and managers related to employee payments, garnishments, banking information and tax withholding including communication with members of other departments and vendors
  • Accurately enters data into the Workday system to create employee payments including termination checks and ad-hoc payments via check and/or direct deposit
  • Reviews weekly and bi-weekly audit reports during the payroll processing to validate accuracy of transactions prior to payment being issued
  • Escalates various employee payroll issues to supervisor for review and resolution
  • Follows safety rules
  • Other duties as assigned

Additional Duties and Responsibilities

Additional activities as requested by management.

Knowledge, Skills and Competencies

Knowledge:

  • HRIS software, Workday preferred
  • Timekeeping software, Kronos preferred

Skills:

  • Bilingual in English and Spanish preferred
  • Excellent communication oral and written skills in both English and Spanish
  • Ability to easily learn and navigate software, ensuring accuracy of data entries
  • Strong attention to detail; able to spot check potential issues
  • Proficient in data entry using a keyboard
  • Able to work independently and with a team
  • Able to handle multiple tasks with a sense of urgency
  • Maintain strict confidentiality and discretion regarding employee personal information
  • Use of MS software: Microsoft Word, Excel, and Outlook and calculators

Competencies:

  • Influencer
  • Clear communicator; use of simple language to gain needed understanding
  • Adaptability
  • Detail-oriented

Educational Qualifications/Job Experience Requirements

Experience Required:

  • 2-3 years payroll-related experience required

Education:

  • High school diploma/GED required; Associates degree preferred

Working Conditions/Physical Requirements

Schedule:

  • Regular weekly schedule with the possibility of overtime if needed; weekend shifts available; work weekend or holidays as needed

The working conditions and physical environments described here are representative of those an employee encounters while performing the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

Environment:

  • Office environment generally mild to moderate conditions including varying temperatures and noise levels conducive to a busy workplace and office equipment
  • Lighting varies based on building requirements and may be adjusted within reason
  • Time constraints and related pressures to complete work are high

Travel:not required

#ZR

especialista en salarios

Oceanside, CA
Full Time
Experimentado

Cargo: Especialista en nómina

Departamento: Nómina

Ubicación: Oceanside, California

Clasificación FLSA: No exento

Reporta a: Director de Nómina

Estado: tiempo completo

Resumen de posición

Responsable de procesar las transacciones de Nómina y facilitar el pago oportuno para todos los empleados de la empresa.

Obligaciones y responsabilidades esenciales

Las responsabilidades laborales incluyen, entre otras, las siguientes:

  • Brinda servicio al cliente y soporte al personal de campo y corporativo, vía telefónica, correo electrónico e interacciones en persona, siempre manteniendo un alto nivel de profesionalismo y empatía.
  • Responde, investiga y resuelve consultas de empleados y gerentes relacionadas con pagos de empleados, embargos, información bancaria y retención de impuestos, incluida la comunicación con miembros de otros departamentos y proveedores.
  • Ingresa datos con precisión en el sistema Workday para crear pagos de empleados, incluidos cheques de despido y pagos ad-hoc mediante cheque y / o depósito directo.
  • Revisa los informes de auditoría semanales y quincenales durante el procesamiento de la nómina para validar la precisión de las transacciones antes de que se emita el pago.
  • Deriva varios problemas de nómina de empleados al supervisor para su revisión y resolución.
  • Sigue las reglas de seguridad
  • Otras tareas asignadas

Deberes y responsabilidades adicionales

Actividades adicionales según lo solicitado por la gerencia.

Conocimientos, habilidades y competencias

Conocimiento:

  • Software HRIS, se prefiere Workday
  • Software de cronometraje, preferido de Kronos

Habilidades:

  • Se prefiere bilingüe en inglés y español
  • Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita tanto en inglés como en español.
  • Capacidad para aprender y navegar fácilmente por el software, lo que garantiza la precisión de las entradas de datos.
  • Gran atención al detalle; capaz de detectar posibles problemas
  • Competente en la entrada de datos usando un teclado
  • Capaz de trabajar de forma independiente y en equipo.
  • Capaz de manejar múltiples tareas con un sentido de urgencia.
  • Mantener una estricta confidencialidad y discreción con respecto a la información personal de los empleados.
  • Uso de software MS: Microsoft Word, Excel y Outlook y calculadoras

Competencias:

  • Hombre de influencia
  • Comunicador claro; uso de un lenguaje simple para obtener la comprensión necesaria
  • Adaptabilidad
  • Orientado al detalle

Requisitos de calificaciones educativas / experiencia laboral

Experiencia requerida:

  • Se requieren 2-3 años de experiencia relacionada con la nómina

Educación:

  • Se requiere diploma de escuela secundaria / GED; Título de asociado preferido

Condiciones de trabajo / requisitos físicos

Cronograma:

  • Programa semanal regular con posibilidad de horas extraordinarias si es necesario; turnos de fin de semana disponibles; trabajar los fines de semana o días festivos según sea necesario

Las condiciones de trabajo y los entornos físicos descritos aquí son representativos de los que un empleado encuentra mientras realiza las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidades puedan realizar las funciones esenciales.

Medio ambiente:

  • Entorno de oficina en general, condiciones de leves a moderadas, que incluyen temperaturas y niveles de ruido variables que favorecen un lugar de trabajo y equipos de oficina ajetreados
  • La iluminación varía según los requisitos del edificio y se puede ajustar dentro de lo razonable
  • Las limitaciones de tiempo y las presiones relacionadas para completar el trabajo son altas

Viaje: no requerido

#ZR