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Operations Support Specialist Bilingual

Markham, IL
LSS
Full Time
Entry Level

Job Title: Operations Support Specialist

Department: Field Operations – LSS

Location: Markham, IL

FLSA Classification: Non-exempt

Reports to: Site Manager / Zone Manager

Status: Full-time

Work Schedule: Monday - Friday

Work Shift: 8:00 am - 4:30 pm

Pay: $45,000 per year

Position Summary

This position provides support to the on-site LSS Site Manager. Assists the Site Manager with

recruiting coordination, onboarding, site access badging, and related support that is necessary to

operate the site. The Operations Support Specialist may be required to work some nights,

weekends, and/or holidays to ensure sufficient staffing and smooth operation of the facility.

Essential Duties and Responsibilities

Responsibilities may include but are not limited to:

Coordinate recruiting for the designated site to include communication with the KBS Recruiting Team

Assist with local job fairs and recruitment events

Place ads for staffing

Assist the Site Manager with onboarding of new employees

Maintenance of training and Site Manager’s employee files

Assist with uniform ordering and disbursement

Assist with overall building access for the team and building keys

Assist Site Manager with document creation and printing

Assist Site Manager with schedule adherence for reporting and task deadlines

Champion employee scheduling model

Assist Site Manager with maintaining compliance with all company policies and procedures

Provide the Site Manager with regular reporting on staffing deficiencies and recruitment needs

Work with client to provide all necessary information for site access badging, possibly including the use of client systems where required

Work with approved staffing vendors where applicable to ensure seamless site recruitment and staffing

Uphold all company business ethics requirements

Additional Duties and Responsibilities

Other tasks and projects deemed reasonable and reasonably requested by the Site Manager and/or customer

Knowledge

Knowledge of Microsoft Office, including Word, Excel, and PowerPoint

Skills

Bilingual in English and Spanish

Navigation and data entry into a tablet-based application

Ability to multitask

Ability to appropriately prioritize

Ability to read and interpret documents such as safety rules, operating and maintenance instructions, and procedure manuals

Ability to write routine reports and correspondence

Ability to speak effectively before groups of customers or employees of the organization

Competencies

Relationship management

Common Sense

Demonstrates integrity

Education

High school diploma or equivalent

Experience

Minimum 2 years of experience in administrative support

Schedule:

The working conditions and physical environments described here are representative of those an employee encounters while performing the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

Physical requirements:

Regularly required to walk several miles each day and stand for significant parts of the day

Regularly required to sit; use hands to finger, handle, or feel and talk or hear, reach with hands and arms

Occasionally required climb or balance; stoop, kneel, crouch, or crawl and taste or smell

Specific vision abilities required by this job include close vision, distance vision, color vision, peripheral vision, depth perception, and ability to adjust focus

Environment:

Building and warehouse environment, which may include varying temperatures and moderate noise levels

Site environment may have varying workstations and varying interactions with customers and staff

Facilities are over a quarter-mile in length

Working conditions may include small spaces, dust, fumes/odors, hot/cold temperatures, inside/outside noise, vibration, standing on concrete for long hours, and wet or uneven surfaces

Especialista en Soporte de Operaciones Bilingue

Markham, IL
LSS
Full Time
Entry Level

Título del puesto: Especialista en soporte de operaciones

Departamento: Operaciones de Campo – LSS

Ubicación: Markham, IL

Clasificación FLSA: No exento

Reporta a: Gerente de Sitio / Gerente de Zona

Estado: a tiempo completo

Horario de trabajo: Lunes - Viernes

Turno de trabajo: 8:00 am - 4:30 pm

Pago: $ 45,000 por año

Resumen de posición

Esta posición brinda apoyo al administrador del sitio LSS en el sitio. Ayuda al administrador del sitio con

coordinación de reclutamiento, incorporación, credencialización de acceso al sitio y apoyo relacionado que es necesario para

operar el sitio. Es posible que se requiera que el especialista en soporte de operaciones trabaje algunas noches,

fines de semana y/o días festivos para garantizar la dotación de personal suficiente y el buen funcionamiento de las instalaciones.

Obligaciones y responsabilidades esenciales

Las responsabilidades pueden incluir, pero no se limitan a:

Coordinar el reclutamiento para el sitio designado para incluir la comunicación con el equipo de reclutamiento de KBS

Ayudar con ferias de empleo locales y eventos de contratación.

Colocar anuncios para la dotación de personal

Asistir al administrador del sitio con la incorporación de nuevos empleados

Mantenimiento de expedientes de formación y empleados del Site Manager

Ayudar con el pedido y el desembolso de uniformes

Ayudar con el acceso general al edificio para el equipo y las llaves del edificio

Ayudar al administrador del sitio con la creación e impresión de documentos

Ayudar al administrador del sitio con el cumplimiento del cronograma para los plazos de informes y tareas

Modelo de programación de empleados de Champion

Ayudar al administrador del sitio a mantener el cumplimiento de todas las políticas y procedimientos de la empresa

Proporcionar al administrador del sitio informes periódicos sobre las deficiencias de personal y las necesidades de contratación.

Trabajar con el cliente para proporcionar toda la información necesaria para la credencialización de acceso al sitio, posiblemente incluido el uso de los sistemas del cliente cuando sea necesario

Trabajar con proveedores de personal aprobados cuando corresponda para garantizar la contratación y la dotación de personal en el sitio sin inconvenientes

Cumplir con todos los requisitos de ética empresarial de la empresa

Deberes y responsabilidades adicionales

Otras tareas y proyectos considerados razonables y solicitados razonablemente por el administrador del sitio y/o el cliente

Conocimiento

Conocimiento de Microsoft Office, incluidos Word, Excel y PowerPoint

Habilidades

Bilingüe en inglés y español

Navegación e ingreso de datos en una aplicación basada en tableta

Capacidad para realizar múltiples tareas

Habilidad para priorizar apropiadamente

Habilidad para leer e interpretar documentos tales como reglas de seguridad, instrucciones de operación y mantenimiento y manuales de procedimientos

Habilidad para escribir informes y correspondencia de rutina

Habilidad para hablar efectivamente ante grupos de clientes o empleados de la organización

Competencias

Gestión de relaciones

Sentido común

Demuestra integridad

Educación

Diploma de escuela secundaria o equivalente

Experiencia

Mínimo 2 años de experiencia en soporte administrativo

Cronograma:

Las condiciones de trabajo y los entornos físicos que se describen aquí son representativos de aquellos con los que se encuentra un empleado mientras realiza las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

Requerimientos físicos:

Requerido regularmente caminar varias millas cada día y estar de pie durante partes significativas del día

Regularmente obligado a sentarse; usar las manos para digitar, manipular o sentir y hablar u oír, alcanzar con las manos y los brazos

Ocasionalmente se requiere escalar o mantener el equilibrio; agacharse, arrodillarse, agacharse o gatear y saborear u oler

Las habilidades de visión específicas requeridas por este trabajo incluyen visión de cerca, visión de lejos, visión de color , visión periférica, percepción de profundidad y capacidad para ajustar el enfoque

Ambiente:

Entorno del edificio y del almacén, que puede incluir temperaturas variables y niveles de ruido moderados

El entorno del sitio puede tener diferentes estaciones de trabajo e interacciones variables con los clientes y el personal

Las instalaciones tienen más de un cuarto de milla de largo

Las condiciones de trabajo pueden incluir espacios pequeños, polvo, humos/olores, temperaturas frías/calientes, ruido interior/exterior, vibraciones, estar de pie sobre hormigón durante largas horas y superficies mojadas o irregulares.