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Human Resources Compliance Specialist

Oceanside, CA
Corporate
Full Time
Mid Level

COMPANY OVERVIEW

For over 70 years, Kellermeyer Bergensons Services (KBS) has delivered best-in-class property services to major retailers, healthcare, churches, and commercial facilities across the United States. Our core services are janitorial, facilities repair and maintenance, landscape management, and parking lot maintenance services. Kellermeyer Bergensons is reliable, cost-effective, and professional. Our property services offerings allow our customers the option to bundle a combination of services or to select single services.

OVERVIEW OF JOB

The Human Resources Compliance (HRC) Specialist is responsible for the administration of the full Onboarding process. The HRC Specialist is the first point of contact for Onboarding and Pre-employment inquiries. Specific tasks include processing employment agreements, background checks, E-Verify, I-9 review and compliance, new hire questions, and ensuring each new employee is set up correctly in the HRIS system.

REPORTS TO: Human Resources Compliance Supervisor

KEY RESPONSIBILITIES:

  • Review all new hire paperwork for accuracy and ensure that all necessary forms have been received
  • Enter the data from the new hire paperwork into the HRIS system
  • Enter all Onboarding issues, such as corrections, into the HRIS system
  • Ensure all logged Onboarding issues are followed up on and cleared in a timely manner
  • Review and audit the Federal form I-9 and complete the I-9 checklist to reflect all corrections necessary
  • Communicate with the hiring manager regarding the status of the new hire paperwork and follow up as necessary to ensure all corrections are made timely and accurately
  • Ensure each new hire’s starting wage complies with applicable Federal and State wage and hour laws
  • Work on special projects as needed
  • Call employees when necessary to confirm the information submitted is accurate or to request information and documentation to satisfy work eligibility requirements
  • Assists in other HR employment activities as assigned

EXPERIENCE AND QUALIFICATIONS

  • 2-3 years HR administration
  • Onboarding experience preferred but not required
  • Must be highly organized with keen attention to detail
  • Exceptional follow-through skills
  • Strong written and verbal communication skills
  • Demonstrate the ability to work in a fast-paced ever-changing environment
  • Previous experience in a role that required a high level of confidentiality
  • Experience with new hire processing to include I-9 compliance preferred

EDUCATION AND / OR EXPERIENCE

  • Bachelor's Degree Required

LANGUAGE SKILLS

  • Bilingual: English and Spanish Required
  • Ability to read and interpret documents such as Federal form I-9, new hire policies, pre-employment requirements, employment eligibility based on specific customer contracts, etc.
  • Ability to write routine reports and correspondence.
  • Ability to speak effectively before groups of customers or employees of the organization.

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Especialista en cumplimiento de recursos humanos

Oceanside, CA
Corporate
Full Time
Nivel medio

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA COMPAÑÍA

Durante más de 70 años, Kellermeyer Bergensons Services (KBS) ha brindado los mejores servicios inmobiliarios de su clase a los principales minoristas, atención médica, iglesias e instalaciones comerciales en los Estados Unidos. Nuestros servicios principales son servicios de limpieza, reparación y mantenimiento de instalaciones, gestión del paisaje y servicios de mantenimiento de estacionamientos. Kellermeyer Bergensons es confiable, rentable y profesional. Nuestras ofertas de servicios inmobiliarios permiten a nuestros clientes la opción de combinar una combinación de servicios o seleccionar servicios individuales.

RESUMEN DEL TRABAJO

El especialista en cumplimiento de recursos humanos (HRC) es responsable de la administración del proceso de incorporación completo. El especialista de HRC es el primer punto de contacto para consultas sobre incorporación y precontratación. Las tareas específicas incluyen el procesamiento de acuerdos de empleo, verificación de antecedentes, E-Verify, revisión y cumplimiento de I-9, preguntas sobre nuevas contrataciones y garantizar que cada nuevo empleado esté configurado correctamente en el sistema HRIS.

INFORMES A: Supervisor de Cumplimiento de Recursos Humanos

RESPONSABILIDADES CLAVE:

  • Revise toda la documentación de las nuevas contrataciones para verificar su precisión y asegúrese de que se hayan recibido todos los formularios necesarios.
  • Ingrese los datos de la documentación de la nueva contratación en el sistema HRIS
  • Ingrese todos los problemas de incorporación, como correcciones, en el sistema HRIS
  • Asegúrese de que todos los problemas de incorporación registrados se hagan un seguimiento y se solucionen de manera oportuna
  • Revise y audite el formulario federal I-9 y complete la lista de verificación I-9 para reflejar todas las correcciones necesarias.
  • Comunicarse con el gerente de contratación sobre el estado de la documentación de la nueva contratación y realizar un seguimiento según sea necesario para garantizar que todas las correcciones se realicen de manera oportuna y precisa.
  • Asegúrese de que el salario inicial de cada nuevo empleado cumpla con las leyes federales y estatales aplicables sobre salarios y horas.
  • Trabajar en proyectos especiales según sea necesario
  • Llame a los empleados cuando sea necesario para confirmar que la información enviada es precisa o para solicitar información y documentación para satisfacer los requisitos de elegibilidad laboral.
  • Asiste en otras actividades de empleo de recursos humanos según lo asignado

EXPERIENCIA Y CALIFICACIONES

  • 2-3 años de administración de recursos humanos
  • Experiencia de incorporación preferida pero no requerida
  • Debe estar muy organizado con gran atención a los detalles.
  • Habilidades de seguimiento excepcionales
  • Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal
  • Demostrar la capacidad de trabajar en un entorno en constante cambio acelerado.
  • Experiencia previa en un puesto que requirió un alto nivel de confidencialidad.
  • Experiencia con el procesamiento de nuevas contrataciones para incluir el cumplimiento de I-9 preferido

EDUCACIÓN Y / O EXPERIENCIA

  • Licenciatura requerida

HABILIDADES LINGÜÍSTICAS

  • Bilingüe: inglés y español requerido
  • Capacidad para leer e interpretar documentos como el formulario federal I-9, las políticas de nuevas contrataciones, los requisitos previos al empleo, la elegibilidad para el empleo según los contratos específicos de los clientes, etc.
  • Capacidad para redactar informes y correspondencia de rutina.
  • Capacidad para hablar con eficacia ante grupos de clientes o empleados de la organización.

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