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Human Resources Audit Readiness Specialist

Oceanside, CA
Full Time
Entry Level

Job Title: HR Audit Readiness Specialist

Department: Human Resources – Compliance

Location: Oceanside, CA

FLSA Classification: Non-Exempt

Reports to: HR Audit Readiness Manager

Status: Full-time

Position Summary

Creates and maintains electronic employee files in anticipation of customer audit. Pulls reports, creates Excel trackers and prepares audit spreadsheets.

Essential Duties and Responsibilities

Job responsibilities include but are not limited to:

  • Create electronic employee folders for customer audits
  • Extract specific pages from employee’s pdf onboarding file to provide files required by customer audit
  • Maintain established file naming conventions
  • Identify and mark files that contain memos using established naming convention
  • Mark files as complete when memo has been finalized
  • Classify and index records per directions
  • Pulls reports and uses them to create Excel trackers
  • Prepares audit spreadsheets
  • Ensure data confidentiality
  • Conduct inventory audits to make sure all employee files are present with proper documents for the audit
  • Archive finished data records
  • Provide support to ensure the accuracy, transparency, and requirements of the audit are met
  • Work with compliance team on guidelines, procedures, and policies that affect the maintenance and disposition of audit files and the media in which they are stored

Knowledge and Competencies

Knowledge:

  • MS Excel and related MS Office applications
  • Document formats such as .pdf, .jpg, .png, and .tiff files
  • General HR filing requirements and technology

Competencies:

  • Attention to detail
  • Sense of urgency
  • Work independently
  • Ask questions until process is understood
  • Time management
  • Priority setting
  • Ability to follow written and verbal instructions

Educational Qualifications/Job Experience Requirements

Experience Required:

  • 1-2 years administrative experience in an HR setting
  • Facilities services industry experience or related is a plus

Education:

  • Associates’ Degree required; Bachelor’s Degree preferred

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Especialista en preparación para auditoría de recursos humanos

Oceanside, CA
Full Time
Nivel Básico

Cargo: Especialista en preparación para auditoría de recursos humanos

Departamento: Recursos Humanos - Cumplimiento

Ubicación: Oceanside, CA

Clasificación FLSA: No exento

Reporta a: Gerente de Preparación de Auditoría de RR.HH.

Estado: tiempo completo

Resumen de posición

Crea y mantiene archivos electrónicos de los empleados en previsión de la auditoría del cliente. Genera informes, crea rastreadores de Excel y prepara hojas de cálculo de auditoría.

Obligaciones y responsabilidades esenciales

Las responsabilidades laborales incluyen, entre otras, las siguientes:

  • Cree carpetas electrónicas de empleados para auditorías de clientes
  • Extraiga páginas específicas del archivo de incorporación PDF del empleado para proporcionar los archivos requeridos por la auditoría del cliente.
  • Mantener las convenciones de nomenclatura de archivos establecidas
  • Identifique y marque archivos que contienen notas utilizando la convención de nomenclatura establecida
  • Marcar archivos como completos cuando se haya finalizado la nota
  • Clasificar e indexar registros por direcciones
  • Extrae informes y los usa para crear rastreadores de Excel
  • Prepara hojas de cálculo de auditoría
  • Garantizar la confidencialidad de los datos
  • Realizar auditorías de inventario para asegurarse de que todos los archivos de los empleados estén presentes con los documentos adecuados para la auditoría.
  • Archivar registros de datos terminados
  • Brindar apoyo para garantizar que se cumplan la precisión, la transparencia y los requisitos de la auditoría.
  • Trabajar con el equipo de cumplimiento en las pautas, procedimientos y políticas que afectan el mantenimiento y la disposición de los archivos de auditoría y los medios en los que se almacenan.

Conocimiento y competencias

Conocimiento:

  • MS Excel y aplicaciones relacionadas de MS Office
  • Formatos de documentos como archivos .pdf, .jpg, .png y .tiff
  • Requisitos y tecnología generales de presentación de recursos humanos

Competencias:

  • Atención a los detalles
  • Sensación de urgencia
  • Trabajar independientemente
  • Haga preguntas hasta que se comprenda el proceso
  • Gestión del tiempo
  • Establecimiento de prioridades
  • Capacidad para seguir instrucciones escritas y verbales.

Requisitos de calificaciones educativas / experiencia laboral

Experiencia requerida:

  • 1-2 años de experiencia administrativa en un entorno de recursos humanos
  • La experiencia en la industria de servicios de instalaciones o relacionada es una ventaja

Educación:

  • Se requiere título de asociado; Preferiblemente Licenciatura

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