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Accounts Receivable Analyst
- (Multiple States)
- Full Time
- Experienced
Job Title: Accounts Receivable Analyst
Department: Accounting
Location: Remote-United States-Remote
FLSA Classification: Non-exempt
Reports to: Accounts Receivable Manager
Status: Full-time
Compensation: $30-35 Per Hour
Position Summary
The Accounts Receivable Analyst supports the billing team in analyzing and interpreting the billing data for customers. Reconciles the accounts receivable balances to the portal, identifies actions needed based on the results of reconciliation, and works collaboratively with cross-functional teams to resolve issues identified. The Analyst will also be responsible for communicating with customers on billing matters and following up on balances past due. This position must work efficiently, independently, and effectively within tight deadlines.
Essential Duties and Responsibilities
- Support the month-end close process for revenue, working with FP&A on variance analysis in the recording of revenue.
- Identify month-end revenue and credit accruals needed.
- Responsible for reconciling and analyzing KBS billing to customer portals, to ensure billing is complete, accurate, and valid.
- Participate in onboarding of new customers, including establishing processes for billing new customers and training Lead and Specialist on these processes.
- Support the M&A team on integrating acquired companies into the KBS processes.
- Responsible for Customer Reporting, which might include, billing summaries, accrual reporting, rebate calculations, etc.
- Assist with ensuring customer payments received are applied accurately and completely.
- Spearhead communication with the customer to solve billing disputes and escalations.
- Proactively monitor AR Aging for assigned portal accounts and take ownership of ensuring timely collection.
- Assist accounting in evaluating accounts for risk of non-collection and make recommendations for credit and bad debt reserves.
- Assist KBS Treasury team with cash forecasting, by providing information about estimated expected payments for key accounts.
- Assist the billing team with audit requests.
- Proactively identify ongoing process improvements
- Maintain effective accounting controls.
- Support the execution of special projects and ad-hoc analyses as requested by management or based on need within the organization within defined timelines.
- Interact professionally and with a high degree of integrity with management in various departments within all levels of the organization.
- Collaborate with other stakeholders in the Company.
Knowledge, Skills and Competencies
Knowledge:
- A/R Accounting
- GAAP
- NetSuite or similar accounting software
- Intermediate to Advanced Excel skills (vlookups, xlookups, pivot tables)
- Facilities and exterior building services industry preferred
Skills:
- Works independently and requires minimal oversight, supervision, and guidance
- Extremely robust level of integrity and dependability
- Ability to thrive in a fast-paced, rapidly changing environment with a high degree of urgency
- Works well under pressure
- Exhibit commitment to produce high quality work
- Strong, concise, and effective written and verbal communications, critical and analytical thinking, organization skills and a high and proactive level of assertiveness
- Vigorous and impeccable attention to detail and strong time management skills
- Exhibit flexibility and willingness to take on new responsibilities and assignments as they are identified and to assist with various ad-hoc projects, as needed
- Ability to identify, escalate and respond quickly to unexpected challenges and opportunities
- Strong writing, presentation and communication skills and ability to easily explain complex accounting issues and conclusions to a variety of audiences
Competencies:
- Collaboration
- Strong management skills
- “On-your-feet” thinking and ability to react efficiently and effectively with priority tasks
- Strong functional/technical skills
Educational Qualifications/Job Experience Requirements
Experience Required:
- 5-7 years Accounts Receivable experience
- Leadership experience preferred
Education:
- High School diploma or equivalent
- Degree in Accounting, Finance, or Business Administration preferred
Working Conditions
Schedule:
- Regular weekly schedule: weekends or holidays, as needed
Environment:
- Remote with in-person visits on request.
- Fast Paced - Time constraints and related pressures to complete work are high.
- Quickly changing / must adapt to change well.
Travel: <10%
Analista de cuentas por cobrar
- (Multiple States)
- Full Time
- Experienced
Título del puesto: Analista de cuentas por cobrar
Departamento: Contabilidad
Ubicación: Remoto- Estados Unidos-Remoto
Clasificación FLSA: No exento
Reporta a: Gerente de Cuentas por Cobrar
Estado: a tiempo completo
Compensación : $ 30-35 por hora
Resumen de posición
El analista de cuentas por cobrar apoya al equipo de facturación en el análisis e interpretación de los datos de facturación para los clientes. Concilia los saldos de las cuentas por cobrar con el portal, identifica las acciones necesarias en función de los resultados de la conciliación y trabaja en colaboración con equipos multifuncionales para resolver los problemas identificados. El Analista también será responsable de comunicarse con los clientes en materia de facturación y dar seguimiento a los saldos vencidos. Esta posición debe trabajar de manera eficiente, independiente y efectiva dentro de plazos ajustados.
Obligaciones y responsabilidades esenciales
- Apoye el proceso de cierre de fin de mes para ingresos, trabajando con FP&A en el análisis de variación en el registro de ingresos.
- Identifique los ingresos de fin de mes y las acumulaciones de crédito necesarias.
- Responsable de conciliar y analizar la facturación de KBS a los portales de clientes, para garantizar que la facturación sea completa, precisa y válida.
- Participe en la incorporación de nuevos clientes, incluido el establecimiento de procesos para facturar a nuevos clientes y capacitar al líder y al especialista en estos procesos.
- Apoyar al equipo de M&A en la integración de las empresas adquiridas en los procesos de KBS.
- Responsable de los informes de clientes, que pueden incluir resúmenes de facturación, informes de acumulación, cálculos de reembolso, etc.
- Ayudar a garantizar que los pagos de los clientes recibidos se apliquen de manera precisa y completa.
- Encabezar la comunicación con el cliente para resolver disputas y escalamientos de facturación.
- Supervise proactivamente AR Aging para las cuentas del portal asignadas y asuma la responsabilidad de garantizar la cobranza oportuna.
- Asistir a la contabilidad en la evaluación de cuentas por riesgo de no cobranza y hacer recomendaciones para reservas de crédito y deudas incobrables.
- Asistir al equipo de Tesorería de KBS con la previsión de efectivo, proporcionando información sobre los pagos esperados estimados para cuentas clave.
- Ayudar al equipo de facturación con las solicitudes de auditoría.
- Identifique proactivamente las mejoras continuas del proceso
- Mantener controles contables efectivos.
- Apoyar la ejecución de proyectos especiales y análisis ad-hoc según lo solicite la gerencia o según la necesidad dentro de la organización dentro de los plazos definidos.
- Interactuar profesionalmente y con un alto grado de integridad con la gerencia en varios departamentos dentro de todos los niveles de la organización.
- Colaborar con otros stakeholders de la Compañía.
Conocimientos, Habilidades y Competencias
Conocimiento:
- Contabilidad de cuentas por cobrar
- PCGA
- NetSuite o software de contabilidad similar
- Habilidades de Excel intermedias a avanzadas (búsquedas en v, búsquedas en x, tablas dinámicas)
- Se prefiere la industria de servicios de edificios exteriores e instalaciones
Habilidades:
- Trabaja de forma independiente y requiere un mínimo de supervisión, supervisión y orientación.
- Nivel extremadamente robusto de integridad y confiabilidad
- Capacidad para prosperar en un entorno acelerado que cambia rápidamente con un alto grado de urgencia
- Funciona bien bajo presión.
- Mostrar compromiso para producir un trabajo de alta calidad.
- Comunicación escrita y verbal fuerte, concisa y efectiva, pensamiento crítico y analítico, habilidades de organización y un nivel alto y proactivo de asertividad.
- Atención vigorosa e impecable a los detalles y sólidas habilidades de gestión del tiempo.
- Demostrar flexibilidad y disposición para asumir nuevas responsabilidades y asignaciones a medida que se identifiquen y para ayudar con varios proyectos ad-hoc, según sea necesario.
- Capacidad para identificar, escalar y responder rápidamente a desafíos y oportunidades inesperados
- Sólidas habilidades de escritura, presentación y comunicación y capacidad para explicar fácilmente problemas contables complejos y conclusiones a una variedad de audiencias.
Competencias:
- Colaboración
- Fuertes habilidades de gestión
- Pensamiento “en pie” y capacidad para reaccionar de manera eficiente y efectiva con tareas prioritarias
- Fuertes habilidades funcionales/técnicas
Requisitos de calificaciones educativas/experiencia laboral
Experiencia requerida:
- 5-7 años de experiencia en cuentas por cobrar
- Se prefiere experiencia en liderazgo
Educación:
- Diploma de escuela secundaria o su equivalente
- De preferencia Licenciatura en Contabilidad, Finanzas o Administración de Empresas
Las condiciones de trabajo
Cronograma:
- Horario regular semanal: fines de semana o días festivos, según sea necesario
Ambiente:
- Remoto con visitas presenciales bajo petición.
- Ritmo rápido: las limitaciones de tiempo y las presiones relacionadas para completar el trabajo son altas.
- Cambia rápidamente / debe adaptarse bien al cambio.
Viajes: <10%